Wat is een VvE?

Vergadering van Eigenaars

Besluiten over de algemene gebouwdelen en installaties worden genomen door alle eigenaren gezamenlijk. Dit gebeurt in de vergadering van eigenaars, die ook wel algemene ledenvergadering (ALV) wordt genoemd. De vergadering is het hoogste orgaan binnen de VvE en wordt minimaal eenmaal per jaar gehouden. Meestal wordt uit de leden een voorzitter gekozen die de vergadering leidt. Alle eigenaars dienen zich te houden aan de besluiten genomen in de vergadering.

Het bestuur

Het bestuur is belast met het dagelijks beheer en bestuur van de VvE en voert de besluiten uit die door de Vergadering van Eigenaars zijn genomen. Het bestuur kan bestaan uit een of meerdere personen, doorgaans zijn dit leden van de VvE.
Een actieve VvE kan ervoor kiezen de taken van het bestuur, al dan niet gedeeltelijk, uit te besteden aan een professionele (VvE) beheerder.
In het geval geen intern bestuur kan worden benoemd, kan een externe beheerder benoemd worden tot bestuurder. Deze wordt in dat geval ook belast met het dagelijks beheer.

Diverse Commissies

Er zijn diverse soorten commissies die door de vergadering kunnen worden benoemd. De meest voorkomende zijn:

• De kas(controle)commissie: Deze commissie moet uit tenminste twee leden bestaan die geen deel uitmaken van het bestuur. Zij controleert de juistheid van de jaarstukken van de vereniging en brengt verslag uit van haar bevindingen tijdens de vergadering van eigenaars. Vervolgens adviseert zij de vergadering van eigenaren de jaarstukken goed dan wel af te keuren. Worden de jaarstukken goedgekeurd dan volgt vrijwel altijd een déchargeverlening aan het bestuur voor het gevoerde beleid en beheer over het afgelopen boekjaar. Dit betekent dat de vergadering de uitgaven en bestuursbesluiten goedkeurt en het bestuur daardoor van alle verdere navraag en verantwoording bevrijdt. Het boek is dan gesloten.
• De technische commissie: Deze commissie bestaat over het algemeen uit één of twee personen die eenvoudige technische aangelegenheden verzorgt, zoals het vervangen van lampen en ontvangen van monteurs. Het spreekt voor zich dat de werkzaamheden sterk kunnen variëren, vooral als de commissie wordt vertegenwoordigd door een eigenaar met een technische achtergrond.

Appartementsrechten

Een splitsing in appartementsrechten is het verdelen van een gebouw in zelfstandige eenheden. Wie een appartementsrecht heeft, heeft een aandeel in een gebouw. Dat aandeel geeft recht op het alleengebruik van een bepaald gedeelte van het gebouw, zoals het appartement/de woning. Bovendien geeft het appartementsrecht recht op gebruik van gemeenschappelijke ruimtes. De verhoudingen, regels, rechten en plichten die van toepassing zijn op de leden van de VvE zijn vastgelegd in de akte van splitsing.

Splitsingsakte

De akte van splitsing, ofwel splitsingsakte, wordt door de notaris opgesteld en is het juridische fundament van de VvE. Deze akte ontvangt u bij aankoop van uw appartement. In de akte van splitsing staat omschreven wat gemeenschappelijke en wat privé-gedeelten zijn en welk aandeel uw appartementsrecht heeft in de VvE. In de meeste gevallen is dit aandeel gebaseerd op de grootte van het appartementsrecht. Hieraan gekoppeld zijn meestal de stemverhouding en het aandeel in de gemeenschappelijke kosten. Dus meestal geldt: hoe groter het appartement, hoe groter uw stem en uw aandeel in de kosten.

Modelreglement

In de splitsingsakte wordt een reglement van splitsing opgenomen. Dit reglement is de juridische basis (statuten) van de VvE. Om het opstellen van een splitsingsreglement te vergemakkelijken en te bewerkstelligen dat de minimale eisen hierin worden opgenomen, heeft de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie voor het eerst in 1953 een modelreglement uitgegeven. Deze is gewijzigd in: februari 1973 (witte boekje), november 1983 (blauwe boekje), januari 1992 (gele boekje), januari 2006 (blauw/groene boekje) en december 2017. Het model is doorgaans het uitgangspunt bij het oprichten van een VvE. Aanvullingen of wijzigingen hierop worden vermeld in de splitsingsakte.

Huishoudelijk Reglement

Naast de van kracht zijnde splitsingsakte en het modelreglement, kan iedere VvE een huishoudelijk reglement opstellen. In dit reglement worden zaken van ‘huishoudelijke’ aard geregeld. Hieronder valt bijvoorbeeld het vastleggen van de kleurstelling van zonneschermen, regels over huisdieren, wel of niet toestaan van schotelantennes of buitenunits van airco’s, gebruik van de gemeenschappelijke ruimten en dergelijke. Deze regels mogen echter niet in strijd zijn met de wet, de splitsingsakte en het splitsingsreglement.

Onderhoud

Bij een VvE kennen we diverse soorten onderhoud.

• Correctief of klachtenonderhoud: Dit zijn reparatieverzoeken van eigenaren of bewoners als gevolg van een defect of storing aan een gemeenschappelijke voorziening. Dit wordt ook wel incidenteel onderhoud genoemd.
• Contractonderhoud: Dit is jaarlijks terugkerend planmatig onderhoud waarvoor contracten worden afgesloten. Te denken valt aan bijvoorbeeld liftonderhoud en schoonmaak/glasbewassing.
• Planmatig onderhoud: wordt vaak groot onderhoud genoemd en komt niet ieder jaar voor. De bekendste voorbeelden van dit cyclische onderhoud zijn het buitenschilderwerk en de vernieuwing van de dakbedekking. Planmatig onderhoud is meestal vastgelegd in een MJOP.

MJOP (Meerjarenoverhoudsplan)

Vanaf 1 januari 2018 is elke VvE verplicht jaarlijks een bedrag te reserveren voor het groot onderhoud van het gebouw en dit te storten in een (boekhoudkundige) onderhoudsvoorziening c.q. reservefonds. De hoogte van deze reservering is gebaseerd op een meerjaren onderhoudsplan (MJOP). Indien deze niet is opgesteld, dan is de minimale jaarlijkse reservering 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw. Van Grinsven VvE Beheer raadt doorgaans aan te reserveren op basis van een MJOP. Standaard wordt hiervoor een lange termijnvisie van 50 jaar gehanteerd, zodat ook rekening is gehouden met, vaak zeer kostbare, lange termijnonderhoud. Daarbij valt te denken aan de renovatie van de lift en vervanging van het dakpakket.

Financien

Om inzicht te krijgen in de financiële positie van de VvE wordt ieder jaar een “balans” opgemaakt met alle bezittingen en schulden van de VvE. Het jaarresultaat (het exploitatieresultaat) is het saldo van de “verlies- en winstrekening”. Ieder jaar legt het bestuur tijdens de algemene ledenvergadering verantwoording af over het financiële beheer (en beleid) van de VvE. Daarnaast stelt het bestuur (VvE beheerder) een begroting op voor het komende (of lopende) boekjaar. De begroting is het uitgangspunt voor de berekening van het bedrag dat de eigenaren maandelijks dienen te betalen. Deze VvE-bijdragen worden in de volksmond regelmatig, ten onrechte, servicekosten genoemd.

Verzekeringen

Het modelreglement schrijft voor dat de Vereniging van Eigenaren een collectieve opstalverzekering en een verzekering voor wettelijke aansprakelijkheid op naam van de VvE moet afsluiten.

Daarnaast kan de VvE de volgende verzekeringen afsluiten:

• Glasverzekering
• Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering
• Rechtsbijstandverzekering

De inboedelverzekering voor de privégedeelten valt buiten verantwoording van de VvE en kan door de individuele eigenaren privé worden afgesloten. Als de VvE geen glasverzekering heeft afgesloten kan de individuele eigenaar deze zelf afsluiten. Het is niet noodzakelijk dat een individuele eigenaar een opstalverzekering afsluit. Een VvE beheerder mag alleen verzekeringen afsluiten (bemiddelen) voor de VvE als de beheerder hiervoor een vergunning heeft van de AFM of verbonden bemiddelaar is bij de betreffende verzekeringsmaatschappij. Dit neemt niet weg dat de VvE haar verzekeringen bij een andere verzekeraar mag onderbrengen. In dat geval dient een bestuurslid de offertes op te vragen en de polis af te sluiten. Het afhandelen van schadezaken met een verzekeraar wordt niet gezien als bemiddelen en kan wel altijd door de beheerder worden verzorgd, ongeacht bij welke verzekeraar de polis is afgesloten.

Wat is een VvE beheerder en wat doet deze?

Een VvE beheerder verzorgt het dagelijkse beheer voor de vereniging van eigenaren en is het aanspreekpunt voor de leden en anderen van buiten de vereniging. De beheerder is ervaren in alles wat er bij een VvE komt kijken en neemt de eigenaren daarmee veel werk uit handen.

Daarbij gaat het in hoofdlijnen om:

• Opstellen jaarbegroting en berekenen bijdrage per appartementsrecht
• Verzorgen van de financiële administratie
• Opstellen van de jaarrekening (balans en exploitatierekening)
• Incasseren van de periodieke ledenbijdragen en innen van achterstallige betalingen
• Nieuwe eigenaren informeren
• Verzorgen van reparatieverzoeken
• Periodiek inspecteren van het gebouw
• Ondersteunen bij groot onderhoud